Kantor memiliki alat khusus sebagai penunjang kinerja para karyawan saat bekerja agar lebih produktif. Salah satunya ada alat komunikasi kantor yang bisa digunakan sebagai interaksi antara klien dengan karyawan.
Alat ini cukup beragam dan memiliki fungsi yang berbeda antara satu dengan lainnya. Meski fungsinya berbeda namun tujuannya utamanya tetap satu yaitu bagaimana membuat perusahaan tetap berkembang dan lebih produktif.
9 Alat Komunikasi Kantor dan Manfaatnya
Ada beberapa alat komunikasi yang ada di kantor dan perlu kamu ketahui diantaranya sebagai berikut:
Intercom
Di dalam setiap kantor, peranan dari intercom ini sangat diperlukan untuk berinteraksi antar karyawan. Bentuk dari alat tersebut tidak menggunakan kabel dan tanpa pulsa juga.
Namun untuk fungsinya kebanyakan digunakan di sekitar area kantor atau perusahaan itu saja. Jadi ketika ada tamu penting yang masuk maka salah satu karyawan bisa menghubungi bos dengan alat tersebut.
Untuk melakukan komunikasi dengan alat ini tinggal klik saja saluran yang ada dihubungi. Dengan seperti ini tentu akan lebih menghemat waktu karena karyawan tidak perlu mondar-mandir untuk memberitahukan informasi yang akan disampaikan.
Telepon
Dalam melakukan komunikasi, salah satu alat yang diperlukan ada telepon. Alat satu ini umumnya digunakan untuk menyampaikan pesan suara berupa percakapan. Umumnya alat perlu menggunakan transmisi sinyal listrik antar jaringan telepon lainnya.
Meski sama-sama bisa untuk komunikasi, telepon ini memiliki perbedaan dengan intercom. Dalam melakukan komunikasi, telepon ini dikenakan tarif yang umumnya dibayarkan setiap bulan dengan sistem pascabayar.
Handphone
Jika menyebut handphone tentu sudah tidak asing lagi bagi setiap orang dalam melakukan komunikasi. Alat ini tidak hanya untuk komunikasi suara melainkan bisa juga untuk pesan singkat.
Bentuk komunikasi dengan handphone bisa juga menggunakan pulsa atau paket data. Perangkat ini biasa digunakan untuk melayani pelanggan yang mau membeli produk dari kantor. Dalam melakukan interaksi tersebut umumnya menggunakan Whatsapp, Telegram, Facebook atau yang lainnya.
Faximile
Meski tergolong modern, faximile juga kerap digunakan di hampir setiap kantor. Umumnya alat ini digunakan untuk menerima atau mengirimkan dokumen data dan sesuai dengan aslinya. Untuk pengiriman atau penerimaan data tersebut berupa tulisan dan gambar.
Dalam proses pengiriman dokumen tersebut, kamu hanya perlu menggunakan nomor telepon. Dengan dokumen tersebut nantinya akan langsung dicetak dengan menggunakan kertas thermal. Data yang biasanya dikirimkan berupa dokumen keuangan, meta, surat kabar dan yang lainnya.
Handy Talkie
Handy Talkie atau HT termasuk alat yang juga perlu ada di setiap perkantoran. Dengan menggunakan alat ini setiap karyawan bisa saling berkomunikasi untuk melakukan berbagai koordinasi. Kamu mungkin sedang cari daftar frekuensi HT yang paling berguna.
Dalam melakukan komunikasi, HT menggunakan sinyal seperti radio sehingga tidak perlu pulsa untuk berinteraksi. Selain itu jarak dari HT ke yang lain juga harus dekat dan proses penggunaannya juga mudah. Cukup tekan satu tombol saja maka semua yang menggunakan HT bisa mendengarkan apa yang diucapkan.
Fixphone
Dalam melakukan komunikasi, fixphone ini menggunakan kabel dan sifatnya permanen. Pesawat sambungan ini memang tidak bisa dipindahkan ke tempat yang lainnya dan tanpa perlu menggunakan kabel jaringan.
Telepon kabel, yang seringkali juga disebut dengan telepon meja, adalah alat komunikasi yang menggunakan jaringan kabel untuk mengirim dan menerima panggilan suara. Meskipun perkembangan teknologi seluler dan VoIP telah mengubah lanskap komunikasi, telepon kabel masih memiliki tempatnya di banyak kantor, terutama untuk keperluan komunikasi internal atau dengan pihak luar.
Komputer atau PC
Sekilas perangkat ini memang lebih banyak digunakan untuk bekerja dan membuat data atau dokumen. Namun siapa sangka jika perangkat ini juga memiliki fungsi untuk melakukan komunikasi.
Bentuk komunikasi yang menggunakan alat ini biasanya dilakukan ketika sedang meeting online. Dengan cara ini maka bisa menggunakan rapat jarak jauh dengan bantuan alat ini dan didukung dengan koneksi internet yang stabil.
Email sering juga disebut cara berkomunikasi secara elektronik dan dapat dilakukan secara jarak jauh. Di alat ini setiap karyawan bisa mengirimkan dokumen, gambar, video atau apapun dengan email.
Untuk bisa mengirimkan semua data tersebut maka perlu menggunakan email ini sebagai medianya. Email juga tidak membatasi setiap pengguna dalam mengirimkan data baik yang ukurannya kecil atau besar.
Smartwatch
Pada setiap perkantoran yang sudah modern terkadang sudah mulai menggunakan smartwatch. Jenis alat ini memang berupa jam tangan namun dari sisi penggunaannya bisa juga untuk berkomunikasi.
Proses interaksi ini bisa dilakukan karena jam tangan digital bisa dihubungkan dengan smartphone. Dengan demikian ketika menerima panggilan maka tinggal dilakukan dengan menggunakan perangkat satu ini.
Jadi alat komunikasi kantor ini cukup beragam dan memiliki fungsi yang berbeda untuk saling berinteraksi. Beberapa fungsinya seperti melakukan panggilan, mengirimkan pesan singkat dan yang lainnya.
Dalam melakukan komunikasi tersebut ada yang menggunakan pulsa atau tanpa pulsa. Namun itu semua perlu disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing setiap kantor.
Rata-rata alat yang benar-benar dibutuhkan di kantor ini seperti komputer atau PC, intercom, email dan yang lainnya. Semua perangkat ini digunakan untuk mengirimkan pesan dan melakukan atau menerima panggilan.