Bagi yang bekerja di perkantoran maka membutuhkan berbagai macam peralatan penunjang. Untuk itu bagi yang akan membangun maka perlu contoh peralatan kantor agar kinerjanya tetap produktif.
Banyak sekali jenis peralatan kantor yang memang dikhususkan untuk para karyawan. Umumnya peralatan ini sering tertukar istilahnya dengan perlengkapan kantor.
Banyak dari kebanyakan orang yang menyamakan padahal keduanya berbeda. Agar tidak tertukar maka di artikel ini akan dibahas secara detail berbagai peralatan kantor yang wajib dimiliki oleh setiap instansi.
12 Contoh Peralatan Kantor dan Fungsinya
Setiap peralatan kantor ini memiliki fungsi masing-masing dan berikut ulasan selengkapnya:
Meja
Salah satu peralatan kantor yang perlu dimiliki diantaranya meja. Keberadaan meja ini sangat diperlukan di kantor dan ini juga mendukung pekerjaan karyawan selama 8 jam per harinya.
Karena begitu pentingnya peralatan ini maka meja ini harus sesuai kriteria yang ada. Misalnya dari ukuran ini harus dibuat dan menyesuaikan dengan jangkauan tangga agar lebih nyaman saat digunakan.
Lalu tinggi meja juga perlu diperhatikan juga dan umumnya berkisar setinggi 0,75 meter. Dengan ukuran seperti ini maka jarak membaca dan menulisnya karyawan sejauh 32 cm.
Kursi
Karena konsepnya bekerja di kantor maka kursi yang digunakan juga harus sesuai. Umumnya di setiap kantor menggunakan kursi ergonomis dengan menunjang pekerjaan sehari-hari.
Kursi ini dipilih karena berbeda dari kursi pada umumnya dan bisa diatur mengikuti penggung pengguna. Dengan cara ini setiap karyawan bisa mengatur sendiri bagaimana posisi duduk yang nyaman dengan kursi tersebut.
Printer dan Mesin Fotocopy
Saat kamu datang ke bank atau perkantoran lain pasti tidak akan lepas dari mesin fotocopy dan printer. Fungsi dari peralatan tersebut adalah untuk mencetak dokumen baik berupa teks atau gambar.
Keberadaan dari alat ini sangat diperlukan khususnya untuk bahan meeting bersama klien. Selain itu dengan adanya peralatan ini tentu pihak kantor tidak perlu bolak-balik ke tukang fotocopy atau warnet untuk mencetak dokumennya.
Untuk jenisnya tentu bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan keperluan masing-masing. Namun di zaman yang canggih ini umumnya peralatan ini sudah menjadi satu dimana printer bisa melakukan fotocopy dan begitu juga sebaliknya.
Lemari Arsip
Peralatan kantor yang juga perlu ada juga lemari arsip untuk menyimpan berbagai dokumen. Jadi di dalam lemari ini bisa menyimpan kontrak kerja, data karyawan, dan berbagai dokumen penting lainnya.
Untuk memudahkan saat bekerja maka selain lemari arsip juga perlu menyediakan lemari rak dan brankas. Lemari rak ini bisa digunakan untuk dokumen yang masih dalam proses pengerjaan.
Sedangkan untuk lemari brankas bisa digunakan untuk menyimpan dokumen yang bersifat rahasia. Dengan pengaturan seperti ini maka memudahkan karyawan saat bekerja di kantor. Tapi jaman moderen sekarang sudah ada yang namanya word processor untuk menyimpan datamu.
Mesin Absen
Sesuai dengan namanya, mesin ini digunakan untuk mencatat kehadiran setiap karyawan di kantor. Untuk jenis mesinnya cukup beragam mulai dari absensi wajah, mobile absensi dan fingerprint. Semua mesin absen ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Dengan adanya mesin tersebut maka kamu bisa mengetahui kedisiplinan setiap karyawan. Dengan cara seperti ini maka nantinya mesin ini juga bisa dihubungkan penghitung gaji. Setiap mereka yang terlambat bisa dikurangi dari sistem gajinya karena tergolong tidak disiplin.
Pemasangan Internet
Di zaman seperti sekarang rasanya internet tidak bisa dipisahkan dari setiap perkantoran. Perangkat ini dibutuhkan karena bisa menjadi penunjang setiap karyawan saat melakukan aktivitas.
Perangkat ini akan lebih dibutuhkan bagi perusahaan yang bergerak di bidang digital. Dengan cara ini maka akan ada koordinasi yang baik antara karyawan dengan klien di perusahaan. Selain itu, internet juga bisa digunakan menghubungi calon klien secara daring atau sekedar meeting online dengan potensial klien.
Laptop atau Komputer
Laptop atau PC ini menjadi peralatan kantor yang sangat penting dan wajib ada di setiap kantor. Dengan alat ini para karyawan terus berada di depan perangkat ini untuk melakukan aktivitas sehari-hari. Untuk jenis laptop yang digunakan harus disesuaikan dengan divisi masing-masing pekerjaannya.
Misalnya untuk mereka yang bagian membuat desain 3D, mengedit video dan mendesain gambar. Untuk mereka yang berada di divisi ini tentu membutuhkan komputer dengan grafis yang sangat tinggi. Namun untuk yang jenis pekerjaan di bawah itu maka bisa memakai laptop dengan spesifikasi standard saja.
Smartphone atau Alat Komunikasi Lainnya
Smartphone, tablet dan jenis telepon genggam lainnya juga masuk dalam kategori peralatan kantor. Dengan adanya peralatan tersebut bisa memudahkan karyawan untuk melakukan komunikasi dengan klien atau atasannya.
Khusus untuk perusahaan yang bergerak di bidang marketing, ponsel ini peranannya sangat penting. Karena dengan alat ini mereka bisa membalas setiap pesan masuk dari para pelangganya. Dalam melakukan komunikasi antar pelanggan bisa menggunakan Telegram, Whatsapp atau media lainnya.
Webcam
Tidak semua perkantoran membutuhkan webcam namun di kantor perbankan atau lainnya alat ini sangat dibutuhkan. Umumnya alat ini difungsikan sebagai kamera digital yang nantinya dihubungkan dengan laptop atau komputer.
Untuk fungsi lengkapnya bisa untuk pengambilan gambar atau melakukan live dan nantinya akan terhubung dengan bantuan internet. Selain itu alat ini bisa juga untuk meeting online, interview atau panggilan video. Karena kebutuhan tersebut maka webcam sekarang ini umumnya memiliki resolusi tajam dan bagus.
Sofa Kantor
Untuk contoh peralatan lainnya yang juga perlu ada di kantor seperti sofa. Umumnya peralatan ini ditempat di area resepsionis atau ruang lobi. Fungsinya adalah untuk menerima klien potensial agar bisa dilayani dengan baik. Selain itu ada juga sofa yang diletakkan di depan untuk menerima tamu yang masuk ke kantor.
Contoh peralatan kantor seperti Sofa sebenarnya tidak wajib untuk dimiliki. Namun jika kamu memiliki sofa di kantor mu, dijamin produktifitas dan kenyamanan kantor akan meningkat. Apalagi sofa juga bisa digunakan untuk bersantai para karyawan.
Mesin Penghancur Kertas
Sesuai dengan namanya, mesin ini dari sisi fungsinya untuk menghancurkan dokumen penting. Dokumen ini perlu dihancurkan karena di dalamnya ada banyak rahasia kantor yang tidak boleh diketahui oleh orang luar.
Jadi ketika dokumen ini tidak lagi dibutuhkan maka bisa dimusnahkan dengan alat tersebut. Dengan cara ini maka setiap dokumen ini tidak akan disalahgunakan oleh orang yang tidak bertanggungjawab.
Microfon
Peralatan kantor yang terakhir ada microfon yang biasanya digunakan untuk perekam atau alat bantu dengar. Dengan bantuan alat ini suara atau bunyi yang awalnya lemah bisa menjadi keras.
Peralatan seperti ini tentu sangat penting dan perlu ada di perkantoran untuk menyampaikan informasi. Jadi ketika sedang rapat, seminar atau meeting perusahaan bisa menggunakan alat tersebut.
Jadi semua contoh peralatan kantor ini perlu dimiliki meskipun tidak semuanya. Kamu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perhitungan di atas untuk kantor yang sudah besar.
Semua peralatan kantor ini jelas memiliki fungsi masing-masing dan ini bisa menjadi tolak ukur untuk mengetahui apakah alat ini dibutuhkan atau tidak. Namun di setiap kantor rata-rata yang wajib ada itu seperti laptop, smartphone, lemari dan beberapa alat penting lainnya.